Акты в бухгалтерии: что это такое

Акты в бухгалтерии:

полный гид по оформлению, видам и частым ошибкам

Обновлено: 08.08.2025 Просмотров: 351

Каждый бухгалтер и предприниматель хотя бы раз сталкивался с актами. Одни их любят за четкость, другие ненавидят за бюрократию. Но факт остаётся фактом: без актов — никуда. Они защищают от претензий налоговой, спасают в судах и помогают доказать, что работа действительно выполнена.

В этой статье разберём:

Что такое акт и зачем он нужен?

Акт в бухгалтерии — это не просто бумажка

Представьте: вы заказали ремонт офиса. Подрядчик сделал работу, вы заплатили. Через месяц обнаруживается, что розетки не работают. Как доказать, что это не ваша вина? Правильно — актом выполненных работ.

Акт — это документ, который:

Фиксирует факт выполнения услуги, передачи товара или проведения работ;

Подтверждает, что стороны согласны с результатом;

Служит основанием для оплаты и учета расходов

Согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», акт относится к первичным документам. Без него нельзя учесть расходы в налогообложении.

Какие бывают акты? (С примерами и шаблонами)

Не все акты одинаковы: выбираем правильный формат

В деловой практике чаще всего встречаются несколько видов актов. Акт выполненных работ или оказанных услуг может оформляться по унифицированной форме № АКТ-1 или в свободной форме. Акт приема-передачи товаров часто составляется по форме ТОРГ-1 либо оформляется как универсальный передаточный документ.

1. Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Что должно быть в акте:

Наименование и номер (например: «Акт № 5 от 15.07.2025 на выполнение ремонта офиса по адресу: Москва, ул. Ленина, 10»)
Дата подписания
Реквизиты заказчика и исполнителя
Подробное описание работ/услуг
Стоимость (с НДС или без)
Отметка «Стороны претензий не имеют»

Скачать шаблон акта выполненных работ (doc.)

2. Акт приема-передачи товара

Нужен, когда:

Вы получаете товар от поставщика
Возвращаете бракованную продукцию

Чем отличается от накладной?

Накладная (ТОРГ-12) подтверждает отгрузку, а акт — фактическую передачу и отсутствие претензий.

Если товар поврежден, составляется акт о недостаче с участием комиссии.

3. Акт сверки взаиморасчетов

Зачем нужен:
Проверить, нет ли ошибок в расчетах с контрагентом

Подготовиться к суду (если партнер вдруг «забыл» о долге)

Скачать пример акта сверки (doc.)

Как оформить акт без ошибок? Подробный разбор с примерами

Пошаговая инструкция по правильному заполнению акта

Ошибки в актах — главная причина споров с контрагентами и проблем с налоговой. Разберем каждый этап оформления, чтобы ваш документ был безупречным.

1. Шапка документа

Что должно быть:

Полное наименование документа (не просто «Акт», а «Акт выполненных работ/оказанных услуг»);
Порядковый номер (сквозная нумерация за год);
Дата подписания (совпадает с датой приемки работ/товаров)

Пример:

Акт выполненных работ № 24-У
от 15 июля 2025 года

2. Реквизиты сторон

Для разных типов компаний:
ИП: ФИО, ИНН, подпись;

ООО: Полное название юрлица, ИНН/КПП, подпись директора + печать

Пример:
Исполнитель: ООО «СтройГарант», ИНН 1234567890, КПП 123456001
в лице директора Петрова И.И., действующего на основании Устава

3.Описание работ/товаров

Как правильно:

Конкретно: «Монтаж натяжного потолка (матовый, белый, площадь 18 м²)»;
С техническими деталями: «Замена проводки: кабель ВВГнг 3×2,5 мм², 35 м»;
Ссылка на нормативы: «По ГОСТ 31996-2012»

Как НЕ надо: «Ремонтные работы в квартире» (слишком расплывчато)

Для строительных актов используйте формы КС-2 и КС-3 — их требует ст. 753 ГК РФ.

4. Финансовая часть

Обязательные пункты:

Стоимость: цифрами и прописью (пример: «50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек»);
НДС или Без НДС (пример: «»В том числе НДС 20% — 8 333 руб. »);
Способ и время оплаты (пример: «Оплата в течение 5 банковских дней на р/с №..»)

5. Отметка о приемке

Необходимо использовать ключевые фразы (или похожие):

«Работы выполнены в полном объеме»
«Товар принят, претензий по количеству и качеству нет»
«Стороны взаимных претензий не имеют»

Если есть замечания, их нужно указать отдельным пунктом: «Обнаружено: царапина на дверце шкафа (фото прилагается). Исполнитель обязуется устранить до 20.07.2025»

6. Подписи и печати

Требования

ИП: подпись + расшифровка (Иванов А.А.);
ООО: подпись директора + печать (если есть);
При дистанционном подписании: Электронная подпись (КЭП), сервис-оферта (например, DocuSign)

Если была поставлена подпись сотрудника без доверенности — акт становится недействительным